¿A qué se dedica el Departamento de Compras?
Ayer mismo en una tutoría con una alumna del Master en Dirección y Gestión de Compras de UADIN-UDIMA, surgía esta cuestión recurrente por otra parte entre los profesionales de las compras: ¿De que se ocupa el departamento de compras? ¿Qué significa “la función de compras”?
Lo primero que deberíamos tener en cuenta es el tipo de organización y estructura en el que se desarrolla la actividad. Así, un comprador no realizará las mismas actividades en una organización funcional, organizada por proyectos, matricial u organizada en red. Veamos cada una de esas estructuras, las actividades o procesos que puede realizar un comprador. Todo lo que sigue es política-ficción porque de lo que pensamos que hacemos a lo que llegamos a hacer, suele haber grandes diferencias que solo salen a la luz mediante la comparación precisamente con los conceptos que cada tipo organización desea seguir.
En una organización funcional del que la Dirección General cuelga el resto de departamentos o funciones, nos podemos encontrar que las compras no estén reconocidas como tal, porque las asume la dirección general, por ejemplo, o porque cada función ejecuta sus propios proyectos en solitario alguna actividad del proceso de compra y asume la función de la parte administrativa de sus adquisiciones.
En una organización por proyectos, la función de compras o, mejor, el área de conocimiento de compras está integrada en un proyecto con una jerarquía y división de roles y responsabilidades muy clara. Este es el diagrama de las áreas de conocimiento y grupos procesos (podríamos decir fases) de un proyecto, sombreado en amarillo nos encontramos con las compras: Procurement.
Y dentro del área de Procurement estas son las actividades que realiza el equipo de compras coordinado por el Project Manager (que integra a todo el resto de áreas):
En una organización matricial se intenta recoger lo mejor de cada tipo de organización anterior, una cierta especialización sin tener que llegar a duplicar o solapar recursos desplegados en cada proyecto. El comprador de un proyecto tiene dos Jefes: uno jerárquico el Project Manager, y uno funcional. El Director Funcional del área que está en la Sede Central de la organización. Lo que Compras realice dependerá de la estructura de la organización central (de la Central), si tiene un área funcional propia tendrá más autonomía y realizará tareas propias de una “función”: de un departamento de compras, si no es así y Compras en la central es una mera actividad administrativa, el reflejo en la estructura matricial de las delegaciones será meramente “expedicionaria”, administrativa.
En una organización en red, grupos de empresas de pequeño (en principio) tamaño se agrupan en una central de compras para ganar tamaño y poder de negociación. La central de compras se ocupa de la función de compras con el alcance que se pacte en cada caso, llegando incluso a realizar funciones de almacén distribuidor. La casuística es tan rica como la realidad de cada caso. Los componentes de la red descargan las actividades de compras y se dedican al core de cada negocio. Otro tipo de organización en red se refiere a profesionales que perteneciendo a nodos geográficos o por funciones ofrecen sus servicios y pueden reunirse en proyectos concretos (esta es una variedad de la organización por proyectos) que una vez finalizados, termina con el trabajo común. Como en la organización por proyectos, los componentes de los mismos, suele decirse que “no tienen casa”, una vez finalizado el proyecto se enganchan a otro (si son freelance) o son derivados por la Oficina de Proyectos central a otro proyecto.
Dicho esto, con los factores que tenga que relacionarse un departamento de compras, delimitarán el perímetro de actividades a realizar. Los factores más inmediatos son: proveedores, clientes, socios, distribuidores, competidores. Otros menos directos son: entidades financieras, parques tecnológicos, hacienda pública, sindicatos, organizaciones empresariales, sociedades de fomento estatales, etc.
