Autor: Rodrigo Alonso, Ebusiness Manager en Hoffman Iberia
En base a mi experiencia me gustaría aportar mi particular visión al respecto de la externalización de servicios, concretamente de telecomunicaciones y tecnologías de la información, y como nos afecta a los Departamentos de Compras éste hecho.
Centrarse en temas estratégicos
En cierta forma, las fuerzas del mercado están obligando a las empresas a externalizar todo lo que no sea la base del negocio (lo llamado “core”) y el outsourcing facilita a las empresas enfocarse en sus competencias básicas, lo que venden o saben hacer mejor.
Aumentar la Flexibilidad y Facilitar el acceso a la Tecnología
Dado el gran cambio de la tecnología en los últimos años muchas empresas pueden ganar una ventaja considerable a través de la externalización, ya que no se quedan obsoletas al no hacer grandes inversiones en tecnologías.
Las empresas pueden aumentar su flexibilidad al rediseñar continuamente los contratos para cubrir sus necesidades de información.
El outsourcing puede mejorar la calidad ofrecida por los servicios de información (S.I.).
Las empresas externalizan para poder tener acceso a servicios y conocimientos de TI de alta calidad, a un coste razonable y sin tener que realizar un cuantioso desembolso de inversión.
Esta razón sería apoyada por aquéllos que opinan que, contrariamente a la visión convencional basada en el ahorro y control de coste, el outsourcing ocurre en empresas que consideran a los S.l. como una función básica, y que puede mejorar las capacidades más allá de las que poseen internamente.
Con frecuencia, el outsourcing sirve para desprenderse de tareas rutinarias, aunque automatizables, que consumen mucho tiempo en la gestión de las TI.
Algunos expertos opinan incluso que al externalizar no sólo se desprende la empresa de tareas rutinarias, sino que además, si la función de IT se ve como algo complejo de gestionar, muchas veces es considerada por la alta dirección como “un dolor de cabeza” se puede eliminar o minimizar una función considerada problemática.
Por otra parte, el uso eficiente del outsourcing puede permitir tener menos inversiones en tecnología madura y más recursos disponibles para nuevas tecnologías orientadas al cliente.
Además, las organizaciones más “tímidas”, que prefieren esperar y ver lo que ocurre con la tecnología punta, pueden recurrir al outsourcing como una forma de minimizar los riesgos en que se incurren si una tecnología no es la adecuada.
Reducir el Riesgo de Obsolescencia
Es otra importante razón del outsourcing. Precisamente el rápido ritmo de cambio de la tecnología pone a las empresas en la tesitura de hacer inversiones en nuevas tecnologías con mucha frecuencia o trabajar con tecnología muy madura, o incluso obsoleta.
Este problema también puede minimizarse con el outsourcing tecnológico, ya que la tecnología a la que accede el cliente es propiedad del proveedor, por lo que este riesgo lo sufre dicho proveedor y no el cliente.
Ahorrar costes de Tecnología
Los proveedores de servicios están expuestos a una mayor variedad de problemas por lo que pueden conseguir mayores conocimientos y habilidades para solucionar estos problemas.
Además, los proveedores de servicios dedican toda su capacidad a la provisión de servicios de IT, por lo que pueden obtener mayores economías de escala y alcance.
Se presume que parte de estas economías son traspasadas al cliente a través de menores precios en obtener los mismos servicios mediante outsourcing que mediante el departamento de tecnología interno.
El outsourcing permite también convertir unos costes fijos en variables, y si el contrato está bien diseñado, en costes predecibles.
Es más, los contratos de outsourcing pueden suponer una inyección de liquidez para la empresa cliente cuando transfiere las licencias de software y personal al proveedor.
Unirse a la Moda
Este último argumento tampoco es baladí. Las empresas mediante el outsourcing tratan de copiar el éxito de otras firmas que ya han externalizado, además de este comportamiento imitativo, cabría considerar la presión de los proveedores de éstos servicios.
Incluso la reacción positiva en las Bolsas hacia el fenómeno del outsourcing y la gran cobertura en la prensa popular y económica hacen que el outsourcing sea una forma de gestión realmente “a la moda”, y vender imagen de marca de “empresa digitalizada y moderna” .
Ahora vamos con la parte negativa de la externalización, porque todo no va a ser de color rosa:
Principales Riesgos de la Externalización
En primer lugar, debemos considerar el problema de la Cualificación del personal del proveedor; aunque teóricamente mediante el outsoucing se tiene acceso al conocimiento técnico y a la experiencia de especialistas en tecnología.
En muchas ocasiones, la realidad es que la empresa que externaliza es soportada por el mismo personal que antes, al haber sido éste transferido de la empresa cliente a la proveedora de los servicios.
La Falta de Cumplimiento del proveedor con el contrato es otro posible riesgo. Este problema es inherente a cualquier contrato.
Podemos también encontrar problemas derivados de la dependencia que genera este servicio. Esta dependencia deriva de que las empresas tienen dificultades a la hora de cuantificar y definir los servicios de información que necesitan, además éstos suelen evolucionar temporalmente. Por tanto, si en el contrato original no se hubieran pactado todos los servicios, irán cargados con una tarifa extra, que aumentará los costes o bien, las mejoras internas en el sistema de información de la empresa cliente podrían descuidarse.
Algunos afirman que los proveedores externos no son socios estratégicos, ya que el interés por los beneficios no es un interés compartido; es decir, cuando los costes del cliente aumentan, ocurre lo mismo con los beneficios de proveedor.
La Pérdida de conocimiento técnico es otro problema importante. Cuando un servicio se externaliza, el cliente pierde su comprensión del servicio a lo largo del tiempo. Aunque el proveedor realice servicios innovadores para el cliente, gran parte de los nuevos conocimientos necesarios permanecerán en poder del proveedor y no pueden ser transferidos al cliente.
Además, la habilidad de innovación de la propia empresa cliente puede verse mermada, ya que toda innovación requiere contar con recursos técnicos y económicos holgados.
Por ello, es necesario que el cliente retenga determinados conocimientos y capacidades internas, tanto técnicas como directivas. Retener estas capacidades es el medio fundamental para poder identificar y valorar los posibles riesgos del outsourcing.
Uno de los principales argumentos a favor del outsourcing es el de controlar costes informáticos o flexibilizar costes fijos, al convertirlos en variables.
La seguridad de los servicios de S.I. externalizados dependerá de la empresa proveedora, por lo que deben negociarse en el contrato de outsourcing políticas y procedimientos para asegurar que los objetivos de segurid
ad del SI (efectividad, eficiencia, adecuación, integridad, validez, autorización y privacidad), se siguen cumpliendo.
La balanza está equilibrada entre beneficios, pero teniendo en cuenta también los costes de la externalización. Contar con un buen servicio de asesoramiento imparcial a través de empresa consultora independiente resulta crucial para el éxito de la misma.
Autor: Rodrigo Alonso Gómez
Ebusiness Manager
Hoffmann Iberia
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